همانطور كه ميدانيم زماني كه در اختيار داريم، بسيار محدود است. براي اينكه بتوانيم از اين زمان محدود حداكثر استفاده را ببريم، نياز به برنامهريزي داريم. براي اينكه متوجه شويم چه كاري را بايد در چه زماني انجام دهيم، به اولويتبندي كارهايمان نياز داريم. براي اولويتبندي كارها بايد به سه گزينه زير عنايت داشته باشيم:
1- بعضي از كارهايمان كه هم مهم و هم فوري هستند، اولويت بالايي دارند.
2- آن دسته از كارهايمان كه يا مهم يا فوري هستند، اولويت متوسطي دارند.
3- برخي از كارهايمان كه نه مهم و نه فورياند، اولويت اندكي دارند.
براي آنكه كارهايمان را انجام دهيم، با توجه به اولويتهاي گفته شده، ما آن بخش از فعاليتها را كه هم مهم و هم فوري هستند، قبل از همه كارها انجام ميدهيم. سپس به سراغ كارهايي ميرويم كه اولويت متوسطي دارند، يعني يا مهم هستند يا فوري. اما لازم است كارهايي را كه نه مهم هستند و نه فوري، تا آنجا كه ميتوانيم حذف كنيم.
با حذف كردن اين قبيل كارها، اطرافمان خلوت ميشود و احساس راحتي خواهيم كرد. گاهي اوقات هم ميتوان از فرد ديگري خواست تا بعضي از فعاليتها را كه وقت نداريم خودمان انجام دهيم، برعهده بگيرد. اين كار باعث ميشود تا تراكمكاري براي ما سبكتر شود و ما با فراغ بال بيشتري به كارهاي اصليتر و مهمتر بپردازيم.
راهكارهايي براي مديريت زمان
براي بهكارگيري مديريت زمان، خوب است اقدامات زير را انجام دهيم:
1- كارهاي روزانه خود را روي كاغذي بنويسيم.
2- طبق آنچه گفته شد كارهاي مربوطه را اولويتبندي كنيم.
3- كارها را برحسب اولويت، زمانبندي كنيم، به طوري كه كارهاي با اولويت را نخست انجام دهيم و كارهاي كماهميت را در آخر جدول بگذاريم.
4- به كساني كه سرزده به ما مراجعه ميكنند، بگوييم كه در حال انجام كار مهمي هستيم.
5- از پاسخگويي به تلفنهاي غيرضروري خودداري كنيم.
6- از مدتي كه براي انجام يك كار در نظر گرفتهايم، سعي كنيم حداكثر استفاده را ببريم و از تلف كردن وقت و به كارهاي غيرمربوط پرداختن پرهيز داشته باشيم.
7- ببينيم در چه زماني «پرانگيزهتر» و «پرانرژيتر» هستيم. مثلا بعضيها صبحها تا قبل از ظهر اين حالت را دارند و بعضيها بعدازظهرها و برخي هم شب هنگام كه همه خوابند. كارهاي مهم و اولويتدار را در زماني انجام دهيم كه مناسب است و ما داراي انگيزه كافي براي انجام آن كارها هستيم.
8- يك زمان را در شبانهروز به كارهايي اختصاص دهيد كه خارج از برنامه براي شما پيش ميآيند، چون معمولا چنين فعاليتهايي پيش ميآيند.
9- براي تفريح و رفع خستگي و صرف غذا و نوشيدني، زمان خاصي را در نظر بگيريد.
10- گاهي اوقات هم خوب است با خود خلوت كنيم و درخصوص فعاليتهايمان انديشه كنيم، براي اين منظور هم لازم است وقتي را مشخص سازيم.
3 اصل مهم بهرهوري در زمان
اصل اول: فضاي اطراف خود را تا جايي كه امكان دارد مرتب و طبقهبندي كنيم، زيرا اين كار موجب صرفهجويي در زمان ميشود. انبوهي از كاغذها كه روي ميز شما قرار دارد، صورتحسابهاي مختلف كه در جيب شما هستند، ايميلها كه پر از نامههاي باز نشده يا بايگاني نشده است و... اينها عواملي هستند كه باعث كاهش تمركز و بهرهوري شما ميشوند.
اصل دوم: ذهن خود را با افكار بيهوده انباشته نسازيم، بسياري افراد به دليل آنكه ذهن خود را پر از كارها و مسائل حل نشده كردهاند، دچار مشكلاتي در روابط شخصي خود شدهاند يا با بيخوابي روبهرو شده يا دچار استرس شدهاند.
اصل سوم: كساني كه فعاليتهاي خود را طي زمان تعيين شده به انجام نميرسانند مجبورند خواب خود را كم كنند و كسي كه خواب كم داشته باشد به لحاظ روحي دچار مشكل ميشود، در نتيجه نه از تفريح لذت ميبرد، نه با خانواده رفتار درستي دارد و نه حوصلهاي برايش باقي ميماند تا به كارهاي روز بعد بپردازد. لذا لازم است فرد با مديريت درست وقت خود بهرهوري لازم را در كار به دست آورد.
مديريت زمان در يك نگاه
1- كاري را كه بايد انجام دهيم مشخص كنيم.
2- زمان انجام آن را به طور دقيق از لحاظ روز و ساعت يادداشت كنيم.
3- مكاني را كه قرار است كار در آنجا انجام شود مشخص سازيم.
4- در بين كارها وقتي هم براي استراحت خود در نظر بگيريم.